Réponses aux questions usuelles en mode MULTIASSOC
Réponses aux questions usuelles sur GPAT en mode MULTIASSOC
Références des objets
Quelle est la signification des références ?
Tous les objets d'une association ont une référence à 8 chifffres conforme au standard EAN8
Une référence d'objet est-elle unique ?
Non. Toute référence peut éventuellement avoir été utilisée dans plusieurs associations. Il se peut donc que la même référence désigne des objets qui n'ont rien à voir entre eux. D'où la nécessité de bien désigner un objet par la référence ET l'association

Mouvements des objets
C'est quoi la notion de mouvement ?
GPAT gère les mouvements des objets pour permettre de connaître leur situation réelle (prêté, en réparation, en exposition temporaire, permanente…)

Variabilité selon l'association
GPAT gère-t-il toutes les associations à l'identique ?
Oui et non. La plupart des éléments décrivant les objets et les mouvements sont communs aux associations, mais chaque association peut avoir en sus des particularités
Quelles sont les particularités de chaque association que GPAT peut prendre en compte ?
La liste des domaines (et sous-domaines) est propre à chaque association
La liste des fournisseurs est propre à chaque association
Jusqu'à 6 champs d'informations optionnels spécifiques à une association peuvent être ajoutés pour décrire les objets
Une association peut-elle avoir des informations enregistrées dans GPAT qu'elle ne souhaite pas faire connaître au-dela de ses membres ?
Oui. C'est précisément le cas de la localisation, de la provenance et des champs d'informations optionnels spécifiques qu'elle a elle-même fixés (et qui peuvent par exemple inclure un montant monétaire)

Description d'un objet
Comment faut-il interpréter l'état associé à un objet ?
Il s'agit d'un état muséographique (aspect, usure, propreté, complétude…) et non pas de l'état technique ou opérationnel de fonctionnement (qui au besoin peut être décrit dans un commentaire ou dans un champ optionnel)

Recherche et consultation
Sur quelle(s) association(s) porte(nt) une recherche ?
Dans une recherche on doit préciser si elle va porter sur toutes les associations (MULTIASSOC est proposé par défaut) ou uniquement sur l'association qu'on désigne par choix dans la liste
Comment utiliser la grille de recherche ?
La grille permet d'exprimer tous les critères que doivent satisfaire les éléments que vous recherchez. Ce peut être directement une référence, une plage de date... plusieurs critères simultanément (ET logique). Cela permet d'exprimer aisément toutes les demandes rencontrées dans la pratique, notamment avec les mots-clés
Comment fonctionne la recherche quand il y a de très nombreux éléments dans la réponse ?
Pour rester raisonnable, GPAT ne fournit qu'un nombre limité d'éléments
Peut-on rechercher avec un numéro de référence ?
Oui bien sûr. Mais la référence peut être incomplète : le caractère "%" peut représenter 0 à N caractères (ainsi par exemple 0140% représente tous les objets dont la référence commence par 0140)

Domaines et organisation du classement
Qu'est que cette notion de domaine qui est obligatoire ?
Il s'agit de la notion intuitive de regroupement par grandes catégories (propres à chaque association). Le nombre type de domaine est de 4 à 8. Dans l'exemple d'Armorhistel on a ainsi : commutation, terminal, ligne et transmission, diffusion, informatique, Direction, commercial, production de l'association elle-même
Il y a aussi une notion de sous-domaine ?
Effectivement chaque domaine est divisé en un nombre variable de sous-domaines. Pour faciliter la compréhension, il est suggéré de rappeler le nom du domaine dans le sous-domaine. Ainsi, pour Armorhistel les sous-domaines du domaine COMmutation sont :
      COM - données
      COM - électromécanique
      COM - manuelle
      etc.
Comment sont fixées les différentes catégories (poids, encombrement...) ?
Les 7 catégories suivantes sont identiques pour toutes les associations et sont figées : types de mouvement, encombrement, poids, époque, état, nature et support du document (ces deux dernières n'existant pas pour les matériels)
Le classement des documents est-il le même que celui des matériels ?
Oui, mais il y a des champs supplémentaires adaptés aux documents (support du document, nature du document, auteur(s), nombre de pages...)
Comment gérer plusieurs objets identiques ?
Il est possible -mais cela n'est pas obligatoire- de donner une référence unique pour un ensemble d'objets identiques. C'est pourquoi un champ quantité a été prévu

Images et objets liés
Quelle est la signification des liens entre objets (objets liés) ?
La signification donnée à la liaison entre objets (d'une association) est libre. On en conseille toutefois l'usage entre des objets qui ont un rapport technique, fonctionnel ou opérationnel étroit entre eux (exemple : un objet est une partie d'un autre ou est indispensable à son fonctionnement)
La liaison entre deux objets est-elle symétrique ?
Oui, le lien n'est pas orienté (si A est lié à B, B est lié à A)
Combien un objet peut-il avoir d'images et d'objet liés ?
Ces deux nombres ne sont pas limités
Quelle est la taille des images ?
La taille des images (.jpeg) fournies au départ a pu être quelconque, mais GPAT a fabriqué et ne conserve qu'une image 900x600 ainsi qu'une vignette 120x80

Fichiers, vidéos et URL
Des informations "libres" peuvent-elles être associées aux objets ?
A tout objet, pour compléter l'information sur l'objet, on peut en effet associer :
      1- des fichiers qui sont stockés sur le serveur GPAT
      2- des vidéos qui sont stockées sur le serveur GPAT
      3- des URL (liens Internets) qui sont stockés dans la base de données du serveur GPAT
Combien peut-il y avoir de fichiers, vidéos et URL associés à un objet ?
Aucun des ces 3 nombres n'est limité

Gestion des droits
Quels sont les différents niveaux de droits ?
Une association possède :
      Des membres : ils peuvent consulter
      Des rédacteurs : leurs droits leur permettent de produire les descriptions des objets
      Des gestionnaires : leurs droits incluent en plus l'usage des mouvements sur les objets
      Des administrateurs association : ils ont accès à certaines fonctions supplémentaires
Par ailleurs, des administrateurs GPAT disposent de quelques fonctions supplémentaires, notamment pour configurer de nouvelles associations
Qu'en est-il des droits pour l'association MULTIASSOC ?
MULTIASSOC est le nom donné à l'ensemble des associations FNARH présentes sur GPAT pour "voir" l'ensemble des patrimoines de ces associations
      Tous les membres d'une association qui ont été déclarés sur GPAT ont accès aux services de consultation recherche sur MULTIASSOC
      Tous les individus déclarés sur l'association MULTIASSOC n'ont droit qu'au services de consultation recherche sur MULTIASSOC