| 8 chiffres (conformément au standard EAN8) : 7 chiffres utiles plus une clef de contrôle EAN8 |
| La référence peut être fixée automatiquement par GPAT lors de la création d'un objet dans la base (par l'usage du bouton "R"), et dans ce cas elle commence par le chiffre 9. Mais elle peut aussi être imposée à GPAT, par exemple par saisie ou lecture d'un code barre EAN8 |
| Oui, cela est techniquement possible (et conserve la cohérence de la base), mais il est recommandé de l'éviter |
| L'outil 'clef EAN8' intégré dans GPAT permet ponctuellement de calculer ou vérifier une clef de controle EAN8. Voyez Wikipédia si vous voulez comprendre la règle utilisée |
| Non. L'un des descripteurs (obligatoire) de l'objet précise si on a affaire à un matériel ou un document. Mais bien entendu rien n'empêche de convenir d'une règle de structuration des références pour faire apparaître la différence. Ainsi, Armorhistel par exemple utilise le second chiffre pour dire document (valeur 0) ou matériel (valeur 1) |
| Non, ce n'est pas possible (mais au besoin on peut neutraliser un mouvement par un mouvement inverse) |
| Non, car en l'absence de mouvement dans la base GPAT, un objet est considéré comme "en stock" |
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Exact. Elle a un sens et est obligatoire pour les mouvements suivants : Sortie pour prêt Entrée d'emprunt Sortie vers exposition temporaire Sortie pour restauration |
| Oui et non. La plupart des éléments décrivant les objets et les mouvements sont communs aux associations, mais chaque association peut avoir en sus des particularités |
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La liste des domaines (et sous-domaines) est propre à chaque association La liste des fournisseurs est propre à chaque association Jusqu'à 6 champs d'informations optionnels spécifiques à une association peuvent être ajoutés pour décrire les objets. Ils peuvent être configurés comme facultatifs ou obligatoires, et sont présentés dans un groupe intitulé "Informations complémentaires" |
| Le nom de chacun peut être librement attribué lors de la configuration initiale, mais les types de ces champs sont fixés : 3 sont de type texte, un de type liste (choix de valeurs dans une liste), un de type date, et le dernier est de type nombre |
| On peut imaginer par exemple que le champ de type nombre est un prix, qu'un des champs de type texte est l'ancienne référence d'un objet, que chaque objet se classe dans une catégorie choisie dans une liste de valeurs possibles (usage du champ de type liste) |
| Non cela ne pose aucun problème car il s'agit de deux associations différentes |
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Référence Matériel/document Quantitié (valeur 1 par défaut) Dénomination suffisamment précise ("imprimante Hewlett-Packard Thinkjet" et non pas "imprimante") Domaine Etat Pour un document il faut y ajouter : Nature du document Support du document Il s'y ajoute, le cas échéant pour une association, les champs optionnels déclarés obligatoires |
| Il s'agit d'un état muséographique (aspect, usure, propreté, complétude…) et non pas de l'état technique ou opérationnel de fonctionnement (qui au besoin peut être décrit dans un commentaire ou dans un champ optionnel) |
| Lorsque la description d'un objet est achevée et validée, il peut être verrouillé ce qui le marque en tant que tel et, interdit toute modification (y compris sur les images) |
| Seuls les gestionnaire et administrateurs possèdent ce droit : au besoin donc leur demander |
| Ces grilles permettent d'exprimer tous les critères que doivent satisfaire les éléments que vous recherchez. Ce peut être directement une référence, une catégorie, une plage de date... plusieurs critères simultanément (ET logique). Ces grilles sont très complètes et doivent permettre d'exprimer aisément toutes les demandes rencontrées dans la pratique |
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Localisation Provenance Mots-clés Dénomination Contexte d'utilisation Commentaire Auteur Titre Sous-titre Collection Le cas échéant pour une association, les champs optionnels de type texte utilisés |
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Organisme concerné Interlocuteur externe Interlocuteur de l'association Commentaire De plus, on cherche aussi ces mots-clés dans la dénomination des objets |
| Pour rester raisonnable, GPAT ne fournit qu'un nombre limité d'éléments |
| Oui. Le caractère "%" peut représenter 0 à N caractères (ainsi par exemple 0140% représente tous les objets dont la référence commence par 0140) |
| Il s'agit de la notion intuitive de regroupement par grandes catégories (propres à chaque association). Le nombre type de domaine est de 4 à 8. Dans l'exemple d'Armorhistel on a ainsi : commutation, terminal, ligne et transmission, diffusion, informatique, Direction, commercial, production de l'association elle-même |
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Effectivement chaque domaine est divisé en un nombre variable de sous-domaines. Pour faciliter la compréhension, il est suggéré de rappeler le nom du domaine dans le sous-domaine. Ainsi, pour Armorhistel les sous-domaines du domaine COMmutation sont : COM - données COM - électromécanique COM - manuelle etc. |
| Les 7 catégories suivantes sont identiques pour toutes les associations et sont figées : types de mouvement, encombrement, poids, époque, état, nature et support du document (ces deux dernières n'existant pas pour les matériels) |
| Oui, mais il y a des champs supplémentaires adaptés aux documents (support du document, nature du document, auteur(s), nombre de pages...) |
| Il est possible -mais cela n'est pas obligatoire- de donner une référence unique pour un ensemble d'objets identiques. C'est pourquoi un champ quantité a été prévu |
| La signification donnée à la liaison entre objets est libre. On en conseille toutefois l'usage entre des objets qui ont un rapport technique, fonctionnel ou opérationnelétroit entre eux (exemple : un objet est une partie d'un autre ou est indispensable à son fonctionnement) |
| Oui, le lien n'est pas orienté (si A est lié à B, B est lié à A) |
| Ces deux nombres ne sont pas limités |
| Oui, il n'y a aucune restriction à la suppression d'images ou d'objets liés |
| La taille des images (.jpeg) fournies peut être quelconque. Le format "paysage" avec un rapport 3/2 est recommandé. Un image 900x600 est idéale : GPAT n'a aucune adaptation à faire (à part la génération de la vignette 120x80) |
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A tout objet, pour compléter l'information sur l'objet, on peut en effet associer : 1- des fichiers qui sont stockés sur le serveur GPAT 2- des vidéos qui sont stockées sur le serveur GPAT 3- des URL (liens Internets) qui sont stockés dans la base de données du serveur GPAT |
| Aucun des ces 3 nombres n'est limité |
| Le transfert vers le serveur (upload) est limité à des fichiers de 64 Mo. Il est éventuellement possible d'aller au-delà en recourant à l'administrateur (avec utilisation de ftp) |
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Une association possède : Des membres : ils peuvent consulter Des rédacteurs : leurs droits leur permettent de produire les descriptions des objets Des gestionnaires : leurs droits incluent en plus l'usage des mouvements sur les objets Des administrateurs association : ils ont accès à certaines fonctions supplémentaires (notamment verrou) Par ailleurs, des administrateurs GPAT disposent de quelques fonctions supplémentaires, notamment pour configurer de nouvelles associations |
| Non, le cloisonnement est complet et les droits sont propres à une association |
| A des fins de formation, de pédagogie et d'essais, une association fictive nommée TEST a été prévue et est accessible à tous |
| Absolument, et vous y avez les mêmes droits que pour votre association. Mais attention tout le monde pouvant y accéder le contenu que vous y découvrez, peut être quelconque ! |
| Il suffit de cliquez au-dessus du menu dans la zone colorée qui donne le nom de l'association |